Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi merupakan sebuah sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.

Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah :

  1. Mendukung operasi sehari-hari.
  2. Mendukung pengambilan keputusan manajemen.
  3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban.

Komponen-komponen yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut :

  1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut.
  2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data aktivitas-aktivitas organisasi.
  3. Data tentang proses-proses bisnis.
  4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
  5. Infrastruktur teknologi informasi.

Didalam organisasi, sistem informasi akuntansi berfungsi untuk :

  1. Mengumpulkan dan menyimpan aktivitas yang dilaksanakan di suatu organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan para pelaku aktivitas tersebut.
  2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi manajemen.
  3. Menyediakan pengendalian yang memadai.

Sistem informasi akuntansi merupakan pendukung aktivitas organisasi. Yang termasuk pendukung aktivitas organisasi adalah :

  1. Infrastuktur perusahaan : akuntansi, hukum, administrasi umum.
  2. Sumber daya manusia : perekrutan, pengontrolan, pelatihan dan kompensasi kepada pegawai.
  3. Teknologi : Peningkatan Produk dan jasa penelitian.
  4. Pembelian.

Sementara itu aktivitas utamanya adalah :

  1. Inbound Logistics: penerimaan, penyimpanan dan distribusi bahan-bahan masukan.
  2. Operasi:aktivitas untuk mengubah masukan menjadi barang atau jasa.
  3. Outbond Logistics : distribusi produk pelanggan.
  4. Pemasaran dan Penjualan.
  5. Pelayanan: Dukungan purna jual dan maintenance.

Siklus dalam Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi akuntansi memiliki beberapa sistem bagian (sub-system) yang berupa siklus akuntansi. Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi, mulai dari sumber data sampai proses pencatatan atau pengolahan akuntansinya. Berikut ini adalah pembagian dari siklus akuntansi.

  1. Siklus pendapatan.

Siklus pendapatan merupakan prosedur pendapatan yang dimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.

  1. Siklus Pengeluaran Kas.

Siklus pengeluaran kas merupakan prosedur pengeluaran kas yang dimulai dari proses pembelian sampai ke proses pembayaran.

  1. Siklus Konversi.

Siklus konversi merupakan siklus produksi, dimulai dari bahan mentah sampai barang jadi.

  1. Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Siklus manajemen sumber daya manusia merupakan siklus yang melibatkan proses penggajian pada karyawan.

  1. Siklus Buku Besar dan Laporan Keuangan.

Siklus ini berupa prosedur pencatatan dan perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan keuangan yang datanya diambil dari buku besar.

 

Hubungan antarsiklus yang ada dalam sistem informasi akuntansi dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Di dalam sebuah sistem informasi akuntansi, tidak semua siklus harus diimplementasikan. Yang wajib ada dalam sistem tersebut adalah siklus buku besar dan laporan keuangan. Transaksi-transaksi yang termasuk dalam siklus tetapi tidak diimplementasikan, misalnya penggajian, dapat dimasukkan dalam siklus buku besar.

Dasar Akuntansi

Setiap orang harus melakukan tindakan tertentu agar dapat mencapai tujuan. Biasanya terdapat beberapa alternatif untuk dapat mencapai tujuan tersebut dan orang itu harus memilih salah satunya. Orang memang sering harus terlibat dengan proses pengambilan keputusan (decision making). Agar dapat mengambil keputusan biasanya orang memerlukan informasi yang dapat menyakinkannya bahwa harapan-harapannya mendapat cukup kepastian untuk terealisasi. Salah satu informasi penting dalam dunia usaha maupun kehidupan sehari-hari adalah informasi keuangan. Informasi keuangan diperoleh dari proses akuntansi.

Pengertian Dasar Akuntansi

Akuntasi kini telah menjadi bagian dari kehidupan bisnis dan pemeritahan. Salah satu sebab pesatnya perkembangan pengetahuan akuntansi adalah meningkatnya kebutuhan akan pengelolaan operasi perusahaan dan pertanggung-jawaban keuangan. Dalam hal ini akuntansi telah menjadi perangkat pengetahuan yang sekaligus menjadi bagian penting dari kehidupan bisnis.

Kata akuntansi berasal dari kata bahasa Inggris, to account, yang berarti memperhitungkan atau mempertanggungjawabkan. Kata akuntansi sebenarnya diserap dari kata accountancy yang berarti hal-hal accountant (akuntan) atau bersangkutan dengan hal-hal yang dikerjakan oleh akuntan dalam menjalankan profesinya. Sebagai bidang pengetahuan, istilah umum yang digunakan adalah accounting yang mempunyai pengertian lebih luas daripada accountancy (yang lebih berkaitan dengan profesi atau implementasi pengetahuan akuntansi).

Akuntansi berkaitan erat dengan informasi keuangan. Badan yang berwenang dan beberapa ahli memberi pengertian yang berbeda, bergantung sudut pandang dan penekanan yang mereka anut. Definisi resmi yang mula-mula diajukan adalah definisi yang dimuat Accounting  Terminology Bulletin no. 1 yang diterbitkan oleh Accounting Principles Board (APB), yaitu suatu komite penyusunan prinsip akuntansi yang dibentuk oleh American Institute of Certified Public Accountant(AICPA). Komite tersebut mendefinisi akuntansi sebagai berikut  : “Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang dan penginterpretasian hasil proses tersebut.”

Pengertian seni dalam definisi tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa akuntansi bukan merupakan ilmu pengetahuan eksakta atau sain karena proses penalaran dan perancangan akuntansi banyak melibatkan unsur pertimbangan (judgment). Seni dalam definisi di atas lebih mempunyai konotasi sebagai kerajinan dan keterampilan atau pengetahuan terapan yang isi dan strukturnya disesuaikan dengan kebutuhan untuk mencapai suatu tujuan. Pengertian seni mengacu pada keahlian untuk memilih (prinsip, metode dan teknik) yang sesuai kebutuhan dan selera yang menggunakan akuntansi. Lagipula akuntansi merupakan suatu alat yang bentuk dan isinya sangat bergantung pada kondisi lingkungan dimana akuntansi itu diterapkan.

Beberapa pengertian lain mengenai akuntansi, yaitu :

“ Akuntansi adalah suatu sistem yang mengukur aktivitas-aktivitas bisnis, memproses informasi tersebut ke dalam bentuk laporan dan mengomunikasikannya kepada para pengambil keputusan ”

“ Akuntansi adalah suatu proses pencatatan, pengolongan, peringkasan dan pelaporan atas transaksi keuangan perusahaan serta implementasinya ”

Dari pengertian akuntansi tersebut maka ada beberapa langkah untuk proses yang harus dijalankan, yaitu :

  1. Pencatatan

Proses awal kegiatan akuntansi adalah mencatat semua kegiatan keuangan sehari-hari atau yang disebut transaksi ke dalam bukti-bukti transaksi. Bukti-bukti transaksi bisa berupa kuintansi, faktur pembelian, bukti pengeluaran, bukti penerimaan dan bukti-bukti transaksi yang lain. Bukti transaksi ini yang menjadi pegangan untuk proses akuntansi selanjutnya.

  1. Penggolongan

Transaksi yang terjadi di suatu perusahaan bisa puluhan kali, ratusan kali, bahkan ribuan kali setiap hari dengan berbagai jenis transaksi tergantung besar kecilnya perusahaan. Perusahaan kecil biasanya tidak banyak bertransaksi untuk setiap harinya, sementara perusahaan besar mungkin melakukan transaksi puluhan atau bahkan ratusan kali. Setiap transaksi keuangan yang telah dicatat dalam bukti transaksi kemudian digolong-golongkan ke dalam rekening-rekening yang telah disediakan. Setiap transaksi paling tidak melibatkan dua rekening. Kegiatan ini menggolongkan transaksi ke dalam rekening jurnal.

  1. Peringkasan

Setiap bukti transaksi akan digolong-golongkan ke masing-masing rekening yang terpengaruhi. Karena transaksi yang terjadi sangat banyak dan banyak pula yang sejenis maka rekening-rekening yang sama akan dijadikan satu melalui proses peringkasan. Hasil dari proses peringkasan ini ditulis dalam buku besar.

Buku besar merupakan kumpulan dari rekening-rekening yang ada dalam perusahaan. Proses pemindahan dari jurnal ke  buku besar disebut posting.

  1. Pelaporan

Dari buku besar itu kemudian akan disusun laporan keuangan melalui proses yang disebut pelaporan. Hasil dari proses pelaporan adalah laporan keuangan yang terdiri dari neraca dan laporan rugi-laba.

Siklus dalam Akuntansi

Sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan pada umumnya dapat diklasifikasikan ke dalam lima siklus yang terdiri dari empat daur operasional dan satu siklus pelaporan keuangan.

a. Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan dalam perusahaan meliputi fungsi-fungsi yang diperlukan untuk menjual produk dan jasa yang dihasilkannya kepada pelanggan. Siklus ini antara lain mencakup:

1. Prosedur atau subsistem penjualan produk dan jasa hasil kegiatan perusahaan

2. Prosedur atau subsistem piutang

b. Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa yang dipergunakan dalam kegiatan perusahaan. Siklus pengeluaran pada umumnya meliputi :

1. Prosedur atau subsistem pembelian barang persediaan yang akan dijual kembali atau diproduksi.

2. Prosedur atau subsistem pembayaran gaji dan upah sebagai imbalan atas jasa yang diberikan karyawan

3. Prosedur atau subsistem pembelian aktiva tetap yang tidak dimaksudkan untuk dijual kembali.

c. Siklus Produksi

Siklus produksi meliputi fungsi-fungsi pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya dan akuntansi properti. Bagi perusahaan non-manufaktur, aktivitas daur produksi pada umumnya tidak dilakukan secara terpisah dari daur yang lain. Namun perusahaan yang membutuhkan persediaan dalam jumlah besar selalu memerlukan aktivitas pengendalian persediaan, termasuk pembelian dan penjualannya. Oleh sebab itu prinsip-prinsip pengendalian produksi tetap diperlukan dalam perusahaan tersebut.

d. Siklus Keuangan

Siklus keuangan meliputi kegiatan menarik dan mengeluarkan dana. Dana yang dipergunakan untuk permodalan meliputi dana untuk modal kerja yang bersifat jangka pendek dan jangka panjang.

e. Siklus Laporan Keuangan

Siklus ini berupa prosedur pencatatan dan perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan keuangan yang datanya diambil dari buku besar.

Pembagian Kode Akun

Kode akun adalah pemberian tanda/nomor tertentu dengan memakai angka, huruf atau kombinasi angka dan huruf pada setiap akun atau rekening. Kode akun harus membantu memudahkan pencatatan, pengelompokan dan penyimpanan setiap akun. Kode akun harus mempunyai sifat-sifat sebagai berikut :

  1. Mudah diingat.
  2. Sederhana dan singkat,
  3. Konsisten
  4. Memungkinkan adanya perubahan akun baru tanpa mengubah kode akun yang sudah ada.

Dalam sistem akuntansi perusahaan, pemberian kode akun tergantung pada keanekaragaman transaksi dan jumlah yang terjadi. Semakin beraneka ragam transaksi maka semakin banyak kode akun yang digunakan. Kode akun meliputi kode numerikal, desimal,mnemonik serta kode kombinasi huruf dan angka.

  1. Kode Numerikal

Kode numerikal adalah cara pengkodean akun berdasarkan nomor urut yang dapat dimulai dari angka 1,2,3 dan seterusnya.

  1. Kode Desimal

Kode desimal adalah cara pemberian kode akun dengan menggunakan lebih dari satu angka. Setiap angka mempunyai makna atau karakter sendiri. Kode desimal dapat dibedakan atas kode kelompok, kode blok dan kode stelsel akun desimal.

  1. Kode Mnemonik

Kode mnemonik adalah cara pengkodean akun dengan menggunakan huruf tertentu misalnya akun harta dengan kode ‘H’ akun hutang dengan huruf ‘U’ dan akun modal dengan huruf ‘M’.

  1. Kode Akun dengan Sistem Kombinasi Huruf dan Angka

Sistem kombinasi huruf dan angka adalah cara pengkodean dengan kombinasi antara huruf dan angka. Misalnya akun harta dengan huruf ‘H’ dan akun kas dengan menggunakan angka, yang jika digabungkan menjadi H.L.101.

Dibawah ini contoh kode akun kelompok. Kode kelompok adalah cara pemberian kode akun dengan mengelompokkan akun. Setiap kelompok akun diberi nomor kode sendiri-sendiri. Cara pemberian kode kelompok dapat dilihat pada bagan berikut ini :

Ayat Jurnal Standar

Data rekening digunakan untuk menggolongkan setiap operasi yang memengaruhi keuangan perusahaan. Data ini digunakan sebagai dasar perhitungan neraca saldo, laporan rugi/laba, laporan perubahan modal dan neraca perusahaan.

Rekening dibagi menjadi dua bagian besar yaitu rekening aktiva dan pasiva. Aktiva meliputi golongan rekening :

  1. Aktiva
  2. Piutang
  3. Pembelian
  4. Biaya
  5. Prive

Dan Pasiva meliputi :

  1. Utang
  2. Modal
  3. Penjualan
  4. Pendapatan

Ada beberapa rekening dalam sistem informasi akuntansi yang diberikan secara otomatis oleh sistem. Rekening atau akun tersebut tidak dapat diganti atau dihapus dan disebut sebagai ayat jurnal standar. Contoh rekening tersebut antara lain :

111 : Kas

112 : Piutang

513 : Pembelian

212 : Utang

310 : Modal

411 : Penjualan

Rekening-rekening tersebut di atas tidak dapat diganti ataupun dihapus.

 

 

 

Rumus Keseimbangan

 

  1. Harta menunjukkan kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan sedangkan modal merupakan hak kepemilikan atas kekayaan tersebut. Jika suatu perusahaan memiliki harta sebesar Rp. 1.000.000,00 maka modal perusahaan juga harus sebesar Rp. 1.000.000,00. Hubungan ini dapat dinyatakan sebagai :

Harta = Modal………………………………………………………………….(1)

  1. Modal atau hak kepemilikan atas kekayaan terdiri dari dua tipe yaitu (1) modal kreditor dan (2) modal pemilik. Modal kreditor menunjukkan utang perusahaan dan disebut juga sebagai kewajiban. Persamaan (1) di atas dapat diperluas menjadi :

Harta = Kewajiban + Modal Pemilik………………………………………….(2)

Dari rumus (2) dapat dihitung besarnya kewajiban maupun modal.

Rumus untuk menghitung besarnya utang adalah :

U = H – M………………………………………………………………………..(3)

Dimana U = Utang atau Kewajiban

H = Harta atau Aktiva

M = Modal

Dari rumus (3) dapat dihitung modalnya dengan menggunakan rumus :

M = H – U…………………………………………………………………………(4)

Selama menjalankan usaha, ada pengeluaran-pengeluaran untuk memperoleh pendapatan. Beban usaha ini akan mengurangi harta dan modal perusahaan yang jika dirumuskan akan menjadi :

H = U+M-B………………………………………………………………………(5)

Dimana B adalah beban usaha.

Akhirnya dari hasil kegiatan ini diperoleh pendapatan. Pendapatan ini akan menambah harta dan modal perusahaan yang dirumuskan sebagai :

H = U + M – B + P ……………………………………………………………………..(6)

Dimana P adalah pendapatan yang diterima perusahaan dari menjalankan usahanya.